Tuyển dụng vị trí Kế toán trưởng tại doanh nghiệp nhỏ, bạn cần nêu rõ các quy định về bàn giao để ứng viên nắm được trách nhiệm và quy trình khi tiếp nhận vị trí. Dưới đây là nội dung bạn có thể tham khảo:
Kính gửi [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí Kế toán trưởng tại [Tên doanh nghiệp]. Để bạn hiểu rõ hơn về trách nhiệm và quy trình tiếp nhận công việc, chúng tôi xin thông tin về quy định bàn giao kế toán trưởng như sau:
I. Mục đích của việc bàn giao:
Đảm bảo tính liên tục, chính xác và đầy đủ của hệ thống kế toán.
Chuyển giao đầy đủ thông tin, dữ liệu, tài sản và công việc từ Kế toán trưởng tiền nhiệm sang Kế toán trưởng mới.
Xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình bàn giao.
II. Nội dung bàn giao:
Khi tiếp nhận vị trí, bạn sẽ thực hiện bàn giao các nội dung sau từ Kế toán trưởng tiền nhiệm (nếu có) hoặc người được ủy quyền:
1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao).
Điều lệ công ty (bản sao).
Các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm liên quan đến vị trí Kế toán trưởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
2. Hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ tổng hợp (sổ cái).
Sổ chi tiết các tài khoản (tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định,…).
Các sổ nhật ký.
Chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có,…).
Báo cáo kế toán, báo cáo tài chính các kỳ gần nhất (đã nộp và chưa nộp).
3. Hệ thống báo cáo thuế:
Tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và các loại thuế khác (nếu có).
Các báo cáo quyết toán thuế.
Thông báo nộp thuế, biên lai nộp thuế.
4. Các hợp đồng kinh tế:
Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Hợp đồng vay vốn, tín dụng.
Hợp đồng thuê tài sản, thuê văn phòng,…
5. Phần mềm kế toán (nếu có):
Tên phần mềm, phiên bản.
Tài khoản đăng nhập, mật khẩu.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Dữ liệu kế toán trên phần mềm.
6. Tài sản cố định:
Danh sách tài sản cố định.
Hồ sơ gốc của tài sản (hóa đơn, chứng từ, biên bản giao nhận,…).
Tình trạng sử dụng và bảo dưỡng tài sản.
7. Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
Số dư tiền mặt tại quỹ.
Số dư tiền gửi ngân hàng.
Sổ phụ ngân hàng.
8. Công nợ phải thu, phải trả:
Danh sách khách hàng, nhà cung cấp.
Số dư công nợ chi tiết theo từng đối tượng.
9. Các vấn đề khác:
Các vấn đề tồn đọng trong công tác kế toán.
Các vấn đề liên quan đến thuế.
Các công việc đang thực hiện dở dang.
Các thông tin quan trọng khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
III. Quy trình bàn giao:
1. Lập biên bản bàn giao:
Biên bản bàn giao phải được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan (Kế toán trưởng tiền nhiệm, Kế toán trưởng mới và đại diện doanh nghiệp).
Biên bản phải liệt kê chi tiết các nội dung bàn giao, tình trạng thực tế và các vấn đề cần lưu ý.
2. Kiểm kê:
Tiến hành kiểm kê tiền mặt, tài sản cố định, hàng tồn kho (nếu cần thiết).
Đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế.
3. Xác nhận:
Các bên liên quan cùng nhau xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các nội dung bàn giao.
4. Lưu trữ:
Biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan phải được lưu trữ cẩn thận tại doanh nghiệp.
IV. Trách nhiệm của Kế toán trưởng mới:
Chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các nội dung được bàn giao.
Tiếp nhận và quản lý toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Đảm bảo hoạt động kế toán tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
Giải quyết các vấn đề tồn đọng (nếu có) sau khi tiếp nhận bàn giao.
V. Thời gian bàn giao:
Thời gian bàn giao dự kiến là [Số ngày], bắt đầu từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc].
Chúng tôi hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình bàn giao Kế toán trưởng tại [Tên doanh nghiệp]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Trân trọng,
[Tên người đại diện doanh nghiệp]
[Chức vụ]
Lưu ý:
Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo, bạn nên điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình.