Chào bạn,
Chúc mừng bạn đã được bổ nhiệm vào vị trí Kế toán trưởng của doanh nghiệp nhỏ! Đây là một bước tiến quan trọng trong sự nghiệp của bạn. Vì doanh nghiệp nhỏ thường có nguồn lực hạn chế, vai trò Kế toán trưởng sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm hơn so với các công ty lớn. Để giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm khi nhận bàn giao vị trí này, đặc biệt trong bối cảnh chủ doanh nghiệp cũng tham gia quản lý tài chính:
I. Giai đoạn chuẩn bị trước khi nhận bàn giao:
1. Tìm hiểu tổng quan về doanh nghiệp:
Lĩnh vực hoạt động:
Ngành nghề kinh doanh chính, các sản phẩm/dịch vụ cung cấp.
Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ tổ chức, các phòng ban chính và mối quan hệ giữa chúng.
Quy mô doanh nghiệp:
Số lượng nhân viên, doanh thu, lợi nhuận, vốn điều lệ,…
Khách hàng và nhà cung cấp:
Danh sách các đối tác quan trọng, điều khoản thanh toán.
Điểm mạnh và điểm yếu:
Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) của doanh nghiệp.
2. Nghiên cứu hệ thống kế toán hiện tại:
Phần mềm kế toán:
Tên phần mềm, phiên bản, các module đang sử dụng.
Chính sách kế toán:
Phương pháp kế toán hàng tồn kho, khấu hao tài sản cố định, ghi nhận doanh thu, chi phí,…
Hệ thống tài khoản:
Danh mục tài khoản đang sử dụng, cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quy trình kế toán:
Các quy trình thu thập, xử lý, ghi nhận và báo cáo thông tin kế toán.
Các báo cáo quản trị:
Các báo cáo được lập định kỳ (tháng, quý, năm) phục vụ cho việc quản lý.
II. Nội dung cụ thể khi nhận bàn giao:
1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Điều lệ công ty.
Các giấy phép liên quan đến hoạt động kinh doanh (nếu có).
Mã số thuế.
2. Hồ sơ kế toán:
Sổ sách kế toán:
Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản (tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định,…).
Chứng từ gốc:
Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, hợp đồng,…
Báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo thuế:
Tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN, tờ khai thuế TNCN,…
Hồ sơ thuế:
Quyết toán thuế, biên bản kiểm tra thuế, các văn bản giải trình với cơ quan thuế.
Hồ sơ công nợ:
Danh sách công nợ phải thu, phải trả, tuổi nợ, lịch sử thanh toán.
Hồ sơ ngân hàng:
Sổ phụ ngân hàng, các giao dịch ngân hàng.
Hồ sơ tài sản cố định:
Danh sách tài sản cố định, nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, phương pháp khấu hao.
Hồ sơ hàng tồn kho:
Danh sách hàng tồn kho, số lượng, đơn giá, phương pháp tính giá xuất kho.
Hợp đồng kinh tế:
Các hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, thuê văn phòng,…
Các văn bản nội bộ:
Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, quy trình thanh toán,…
3. Thông tin về phần mềm kế toán:
Tài khoản đăng nhập, mật khẩu.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Các thiết lập ban đầu của phần mềm.
Thông tin về nhà cung cấp phần mềm.
4. Thông tin về các mối quan hệ:
Ngân hàng: Thông tin liên hệ của cán bộ ngân hàng phụ trách.
Cơ quan thuế: Thông tin liên hệ của cán bộ thuế quản lý.
Nhà cung cấp phần mềm: Thông tin liên hệ của nhân viên hỗ trợ kỹ thuật.
Các đối tác khác: Kiểm toán, tư vấn thuế,…
III. Các bước thực hiện trong quá trình nhận bàn giao:
1. Lập biên bản bàn giao:
Ghi rõ danh mục hồ sơ, tài liệu, thông tin được bàn giao, tình trạng hiện tại, các vấn đề tồn đọng (nếu có). Biên bản phải có chữ ký của người bàn giao, người nhận bàn giao và chủ doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền).
2. Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ:
Đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và chứng từ gốc.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ.
Rà soát các bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Phân tích các chỉ số tài chính cơ bản để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.
3. Đánh giá rủi ro:
Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như:
Sai sót trong hạch toán, ghi chép.
Gian lận, biển thủ.
Không tuân thủ các quy định của pháp luật.
Mất mát, hư hỏng hồ sơ, tài liệu.
4. Xây dựng kế hoạch cải tiến:
Đề xuất các giải pháp để cải thiện hệ thống kế toán, nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu rủi ro.
IV. Lưu ý đặc biệt khi làm việc với chủ doanh nghiệp nhỏ:
Giao tiếp hiệu quả:
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường rất bận rộn và có thể không có nhiều kiến thức về kế toán. Hãy trình bày vấn đề một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tập trung vào những điểm quan trọng.
Xây dựng lòng tin:
Chứng minh năng lực của bạn bằng cách làm việc chuyên nghiệp, trung thực, có trách nhiệm.
Chủ động tham mưu:
Đưa ra các ý kiến tư vấn về quản lý tài chính, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt.
Linh hoạt và thích ứng:
Doanh nghiệp nhỏ thường có sự thay đổi nhanh chóng, hãy sẵn sàng thích ứng với những thay đổi này.
Tôn trọng vai trò của chủ doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm cuối cùng về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hãy tôn trọng ý kiến và quyết định của họ.
Đảm bảo tính bảo mật:
Thông tin tài chính của doanh nghiệp là rất quan trọng, hãy bảo mật thông tin này một cách tuyệt đối.
V. Các câu hỏi nên đặt ra khi nhận bàn giao:
Ai là người chịu trách nhiệm chính về việc phê duyệt các khoản chi tiêu?
Doanh nghiệp có những khoản vay nào? Lãi suất, thời hạn thanh toán?
Doanh nghiệp có những cam kết tài chính nào?
Có những vấn đề kế toán nào đang tồn đọng cần giải quyết?
Chủ doanh nghiệp có những kỳ vọng gì đối với vai trò Kế toán trưởng?
Lời khuyên:
Hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp và hệ thống kế toán hiện tại.
Đặt câu hỏi và trao đổi thẳng thắn với người bàn giao và chủ doanh nghiệp.
Chủ động đề xuất các giải pháp để cải thiện hệ thống kế toán.
Xây dựng mối quan hệ tốt với chủ doanh nghiệp và các đồng nghiệp.
Chúc bạn thành công trên cương vị mới!