Chào bạn,
Trong vai trò chủ doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định tài chính. Vì vậy, tôi muốn chia sẻ với bạn về 7 kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán mà bạn cần nắm vững:
1. Kiểm tra vật chất (Physical Examination):
Mục đích:
Xác minh sự tồn tại thực tế của tài sản hữu hình như tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định.
Cách thực hiện:
Trực tiếp kiểm đếm, quan sát, đo lường.
Ví dụ:
Kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm đếm số lượng hàng hóa trong kho, kiểm tra tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị.
Lưu ý:
Cần có kế hoạch kiểm kê chi tiết, phân công trách nhiệm rõ ràng và đối chiếu kết quả kiểm kê với sổ sách kế toán.
2. Xác nhận (Confirmation):
Mục đích:
Thu thập bằng chứng từ bên thứ ba độc lập để xác minh thông tin do đơn vị cung cấp.
Cách thực hiện:
Gửi thư xác nhận đến các đối tượng như ngân hàng (xác nhận số dư tiền gửi), khách hàng (xác nhận công nợ phải thu), nhà cung cấp (xác nhận công nợ phải trả).
Ví dụ:
Gửi thư xác nhận số dư tài khoản ngân hàng đến ngân hàng, gửi thư xác nhận công nợ phải thu đến khách hàng lớn.
Lưu ý:
Cần kiểm soát quá trình gửi và nhận thư xác nhận để đảm bảo tính khách quan.
3. Kiểm tra tài liệu (Documentation):
Mục đích:
Xem xét các tài liệu gốc để xác minh tính chính xác của thông tin.
Cách thực hiện:
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, sổ sách kế toán, biên bản họp, chính sách và quy trình của công ty.
Ví dụ:
Kiểm tra hóa đơn mua hàng để xác minh giá trị hàng tồn kho, kiểm tra hợp đồng thuê nhà để xác minh chi phí thuê.
Lưu ý:
Cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của các tài liệu.
4. Phân tích (Analytical Procedures):
Mục đích:
Đánh giá thông tin tài chính bằng cách phân tích mối quan hệ giữa các dữ liệu khác nhau.
Cách thực hiện:
So sánh số liệu giữa các kỳ kế toán, phân tích tỷ suất tài chính, so sánh với số liệu ngành.
Ví dụ:
So sánh doanh thu năm nay với năm trước, phân tích tỷ suất lợi nhuận gộp, so sánh chi phí quảng cáo với doanh thu.
Lưu ý:
Cần xác định các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân.
5. Phỏng vấn (Inquiry):
Mục đích:
Thu thập thông tin từ các cá nhân trong và ngoài đơn vị.
Cách thực hiện:
Đặt câu hỏi cho ban quản lý, nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp.
Ví dụ:
Phỏng vấn nhân viên kế toán về quy trình ghi nhận doanh thu, phỏng vấn nhân viên bán hàng về chính sách chiết khấu.
Lưu ý:
Cần chuẩn bị câu hỏi kỹ lưỡng và đánh giá tính tin cậy của thông tin thu thập được.
6. Tính toán lại (Recalculation):
Mục đích:
Kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các số liệu.
Cách thực hiện:
Tính toán lại các phép tính cộng, trừ, nhân, chia, tính khấu hao, tính giá vốn.
Ví dụ:
Tính lại khấu hao tài sản cố định, tính lại giá vốn hàng bán.
Lưu ý:
Cần sử dụng phần mềm hoặc công cụ tính toán để đảm bảo tính chính xác.
7. Kiểm tra việc thực hiện (Reperformance):
Mục đích:
Tự thực hiện lại các quy trình hoặc thủ tục mà đơn vị đã thực hiện.
Cách thực hiện:
Thực hiện lại quy trình kiểm kê hàng tồn kho, thực hiện lại quy trình xét duyệt chi phí.
Ví dụ:
Tự thực hiện lại quy trình kiểm kê hàng tồn kho để so sánh với kết quả của đơn vị, tự thực hiện lại quy trình xét duyệt chi phí để kiểm tra tính tuân thủ.
Lưu ý:
Cần có kiến thức về quy trình và thủ tục của đơn vị.
Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ:
Việc áp dụng các kỹ thuật này không chỉ giúp bạn phát hiện ra các sai sót, gian lận mà còn giúp bạn cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Hy vọng những chia sẻ này hữu ích cho bạn trong quá trình làm việc. Chúc bạn thành công!
https://ecap.hss.edu/eCap/sd/Rooms/RoomComponents/LoginView/GetSessionAndBack?redirectBack=https://ktkt.vn/ho-chi-minh-r13000&_webrVerifySession=638719368260600246