Chào bạn,
Để đảm bảo quá trình bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ và không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, khi Kế toán trưởng nghỉ việc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các nội dung sau để bàn giao cho người kế nhiệm hoặc người được ủy quyền:
I. Hồ sơ pháp lý và thông tin chung của doanh nghiệp:
Giấy phép đăng ký kinh doanh:
Bản sao y công chứng.
Mã số thuế:
Thông tin chi tiết.
Điều lệ công ty:
Bản sao.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Mô tả vị trí, chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán (nếu có).
Danh sách tài khoản ngân hàng của công ty:
Số tài khoản, tên ngân hàng, người đại diện.
Chữ ký số:
USB Token chứa chữ ký số, mật khẩu, thông tin người quản lý chữ ký số.
Thông tin về phần mềm kế toán đang sử dụng:
Tên phần mềm, phiên bản, tài khoản quản trị, hướng dẫn sử dụng.
Thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến kế toán:
Ví dụ: dịch vụ chữ ký số, dịch vụ hóa đơn điện tử, dịch vụ tư vấn thuế… (Tên, thông tin liên hệ, hợp đồng).
II. Bàn giao về số liệu kế toán:
1. Báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp/gián tiếp).
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính các kỳ trước (đã nộp).
2. Sổ sách kế toán:
Sổ cái.
Sổ chi tiết các tài khoản (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định,…).
Sổ nhật ký chung.
Các sổ sách khác liên quan đến hoạt động đặc thù của doanh nghiệp.
3. Chứng từ kế toán:
Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
Phiếu thu, phiếu chi.
Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng.
Các chứng từ khác liên quan đến hoạt động kinh tế phát sinh.
4. Bảng kê khai thuế:
Tờ khai thuế GTGT.
Tờ khai thuế TNCN.
Tờ khai thuế TNDN (tạm tính và quyết toán).
Các tờ khai thuế khác (nếu có).
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
5. Các hồ sơ liên quan đến công nợ:
Bảng tổng hợp công nợ phải thu.
Bảng tổng hợp công nợ phải trả.
Chi tiết công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, các thỏa thuận công nợ.
6. Hồ sơ liên quan đến tài sản cố định:
Danh sách tài sản cố định.
Thẻ tài sản cố định.
Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
Hồ sơ mua sắm, thanh lý tài sản cố định.
7. Hồ sơ liên quan đến hàng tồn kho:
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
Chi tiết nhập xuất tồn kho theo từng mặt hàng.
Biên bản kiểm kê kho.
Định mức tồn kho tối thiểu, tối đa (nếu có).
8. Hồ sơ lương và các khoản trích theo lương:
Bảng chấm công.
Bảng lương.
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Các báo cáo liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN.
9. Các báo cáo quản trị nội bộ:
Báo cáo doanh thu, chi phí theo từng bộ phận, phòng ban.
Báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
III. Bàn giao về quy trình và các công việc đang thực hiện:
Mô tả chi tiết các quy trình kế toán đang áp dụng:
Quy trình mua hàng, bán hàng, thanh toán, quản lý công nợ, quản lý kho, tính lương,…
Các công việc đang thực hiện dở dang:
Ví dụ: đối chiếu công nợ, lập báo cáo thuế, chuẩn bị hồ sơ vay vốn ngân hàng,…
Các vấn đề tồn đọng cần giải quyết:
Ví dụ: các khoản nợ khó đòi, các vấn đề liên quan đến thuế,…
Các dự án, kế hoạch đang triển khai liên quan đến kế toán:
Ví dụ: triển khai phần mềm kế toán mới, xây dựng hệ thống báo cáo quản trị,…
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán và các công cụ khác:
Hướng dẫn chi tiết cách nhập liệu, truy xuất dữ liệu, lập báo cáo,…
Danh sách các đầu mối liên hệ quan trọng:
Ngân hàng, cơ quan thuế, các đối tác,…
IV. Hình thức bàn giao:
Lập biên bản bàn giao:
Ghi rõ danh mục tài liệu, số lượng, tình trạng, các vấn đề cần lưu ý.
Ký xác nhận của hai bên:
Kế toán trưởng bàn giao và người nhận bàn giao (hoặc người được ủy quyền).
Có sự chứng kiến của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
Lưu ý:
Bạn cần yêu cầu Kế toán trưởng bàn giao đầy đủ và chi tiết tất cả các nội dung trên.
Bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu, số liệu trước khi ký biên bản bàn giao.
Bạn nên chủ động đặt câu hỏi để làm rõ các vấn đề chưa hiểu.
Bạn có thể mời chuyên gia tư vấn kế toán, thuế để hỗ trợ trong quá trình bàn giao.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho việc bàn giao công việc kế toán trưởng. Chúc bạn thành công!